(1)
Die Übermittlung von Personalaktendaten ist nur im erforderlichen Umfang nach Maßgabe der Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung und Verhältnismäßigkeit der Verordnung (EU) 2016/679 zulässig; dies gilt für alle Personalentscheidungen einschließlich Stellenbesetzungsverfahren. Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde zu übermitteln. Das Gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Übermittlung zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben. Ärztinnen und Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung übermittelt werden.
(1a)
Die Übermittlung ist auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten zu beschränken. Eine vollständige Übermittlung der Personalakte ist unzulässig, soweit eine Übermittlung einzelner Aktenteile zur Zweckerfüllung ausreicht. Besonders schutzwürdige personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679, dürfen nur übermittelt werden, wenn die Voraussetzungen des Artikels 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegen und die Übermittlung für den jeweiligen Zweck unerlässlich ist. Für Auskünfte aus Personalaktendaten gelten die Sätze 1 bis 3 und Absatz 1 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Übermittlung abzusehen.
(2)
Auskünfte an sonstige Dritte dürfen nur mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der oder des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert; eine Einsichtnahme in die Personalakte wird in diesen Fällen nicht gewährt. Soweit die Auskunft nicht mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten erfolgt, sind ihr oder ihm der Inhalt und die Empfängerin oder der Empfänger der Auskunft schriftlich mitzuteilen.
(2a)
Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es zur Erfüllung von Mitteilungs- und Auskunftspflichten im Rahmen der europäischen Verwaltungszusammenarbeit nach den §§ 8a bis 8e des Verwaltungsverfahrensgesetzes in Verbindung mit § 1 Absatz 1 des Gesetzes über das Verfahren der Berliner Verwaltung zulässig, auch Personalaktendaten im Wege der Auskunft zu übermitteln; dies gilt auch für Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamte.
(3)
Übermittlung und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.
(4)
Die Absätze 1, 1a und 3 gelten entsprechend für Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamte, deren erneute Berufung in ein Beamtenverhältnis geprüft wird.