(1)
Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes nach § 2 Absatz 1 bieten alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Landesarchiv an, sofern durch Rechtsvorschriften nicht längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind. Das Landesarchiv kann diese Unterlagen für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke verarbeiten. Bei digitalen Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, legt das Landesarchiv die Form der Anbietung und die Zeitabstände der Übergabe im Benehmen mit der abgebenden Stelle fest. Landeseinheitliche Verfahren werden dabei nach jeweils einheitlichen Vorgaben angeboten und übermittelt. Das Landesarchiv erhält Zugang zu den Unterlagen und entscheidet über deren bleibenden Wert.
(2)
Der Pflicht der Anbietung nach Absatz 1 steht nicht entgegen, dass Unterlagen dem Datenschutz unterliegen oder dass sie personenbezogene Daten enthalten, welche aufgrund besonderer Vorschriften nur eingeschränkt verarbeitet werden dürfen oder zu löschen oder zu vernichten sind. Anzubieten sind auch Unterlagen, die Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen. Unterlagen, die durch § 203 Absatz 1 Nummer 4 und 5 des Strafgesetzbuches geschützt sind, dürfen nur in anonymisierter Form übergeben werden.
(3)
Eine Löschung oder Vernichtung ist erst zulässig, nachdem die Unterlagen dem Landesarchiv angeboten worden sind und
1.
von diesem die Übernahme abgelehnt oder
2.
über die Übernahme nicht innerhalb eines Jahres entschieden
worden ist.
Zu einem früheren Zeitpunkt dürfen Unterlagen nur mit Zustimmung des Landesarchivs vernichtet oder gelöscht werden. Im Übrigen richtet sich die Löschung nach den jeweils geltenden Regelungen.
(4)
Verpackungs- und Transportkosten für Archivgut trägt die abgebende Stelle. Bei der Anbietung und Übernahme elektronischer Unterlagen ist die Form der sicheren Übermittlung vom Landesarchiv im Benehmen mit der für das landeseinheitliche IT-Verfahren verfahrensverantwortlichen Stelle oder in anderen Fällen mit der abgebenden Stelle festzulegen.
(5)
Das Landesarchiv kann Unterlagen von Stellen des Bundes für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke übernehmen, soweit das Bundesarchivgesetz vom 6. September 2021 (BGBl. I S. 4122), das durch Artikel 26 des Gesetzes vom 20. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2759) geändert worden ist, dies ermöglicht.
(6)
In Ausnahmefällen können für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke im Einvernehmen mit dem Landesarchiv Unterlagen einem anderen öffentlichen Archiv übergeben werden, solange die Einhaltung der in den §§ 6 bis 8 getroffenen Bestimmungen gewährleistet ist und die archivfachlichen Ansprüche hierfür insbesondere in personeller, baulicher und einrichtungsmäßiger Hinsicht erfüllt sind. Unter den Voraussetzungen des Satzes 1 sollen die Landratsämter als untere Verwaltungsbehörden Unterlagen dem Archiv des Landkreises anbieten und übergeben.