(1)
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Gemeinde vermitteln kann.
(2)
Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
(3)
Die Bücher müssen Auswertungen nach Teilhaushalten, nach dem vom für Kommunalangelegenheiten zuständigen Ministerium bekannt gegebenen Produktrahmenplan, nach der sachlichen Ordnung sowie nach der zeitlichen Ordnung zulassen.
(4)
Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Journal und nach sachlicher Ordnung auf Sachkonten vorzunehmen. Interne Leistungsbeziehungen sollten mindestens monatlich verrechnet werden. Die Finanzbuchhaltung kann durch Nebenbuchhaltungen ergänzt werden. Die Ergebnisse der Nebenbuchhaltungen sind mindestens monatlich auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden.
(5)
Die Buchung auf dem Sachkonto umfasst mindestens
1.
eine eindeutige Belegnummer,
2.
den Buchungstag,
3.
einen Hinweis, der die Verbindung mit dem Gegenkonto herstellt,
4.
den Betrag.
(6)
Die Eintragungen in die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, zeitnah und geordnet vorgenommen werden. Die Bedeutung von verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein.
(7)
Eine Eintragung in den Büchern oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später durchgeführt worden sind.
(8)
Den Buchungen sind Belege, durch die der Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche und Verpflichtungen zu erbringen ist, zu Grunde zu legen (begründende Unterlagen). Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.
(9)
Die Ergebnis- und die Finanzrechnung sowie die Bilanz werden in einem geschlossenen System geführt. Aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle sind die Zahlungen für den Ausweis in der Finanzrechnung durch eine von der Gemeinde bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. Die Ermittlung darf nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen.
(10)
Für die Buchführung mithilfe automatisierter Datenverarbeitung gilt § 12 Absatz 1 der Gemeindekassenverordnung-Doppik.
(11)
Der Buchführung ist der vom für Kommunalangelegenheiten zuständigen Ministerium bekannt gegebene Kontenrahmenplan zu Grunde zu legen. Die von der Gemeinde eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis (Kontenplan) aufzuführen.
(12)
Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
(13)
In einer Dienstanweisung gemäß § 28 Absatz 1 regelt der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens.